Documents clés de légalité requis dans le cadre de la gestion forestière et du commerce du bois en République démocratique du Congo

Statuts notariés signés et tamponnés

Document requis pour l'existence légale en RDC

Notaire

Acte de dépôt des actes ou des pièces de constitution de la société

Document requis pour l'existence légale en RDC

Greffe du Registre de commerce

Avis de création ou de modification de l’acte de société

Preuve d’enregistrement à l’administration judiciaire. Document requis pour l'existence légale en RDC

Notaire du Guichet unique de création d’entreprise

Extrait du RCCM: preuve d’enregistrement au Registre de commerce et crédit mobilier

Preuve d'inscription à la Chambre de commerce et crédits. Document requis pour l'existence légale en RDC

Greffe du Registre de commerce

Contrat de travail préalablement visé

Preuve sur les droits individuels des travailleurs

Ministère de l’Emploi/ONEM

Certificat affiliation à la sécurité sociale

Preuve d’affiliation à la sécurité sociale

Ministère du travail/CNSS

Certificat affiliation à la formation et au perfectionnement

Preuve d’inscription à la formation et le perfectionnement de ses travailleurs

Ministère du travail/INPP

Règlement d’entreprise visé

Preuve sur la mesure de protection du travail

Ministère du travail/Inspection du travail

Rapport annuel du comité d’hygiène et sécurité

Preuve sur la mesure de protection à l’hygiène et sécurité

Comité d’hygiène et sécurité de l’entreprise

Convention médicale

Preuve sur la mesure de protection à l’hygiène et sécurité

Formation médicale

Règlement intérieur homologué

Preuve sur l’existence de la représentation des travailleurs

Délégation syndicale

Convention collective ou protocole

Preuve sur la reconnaissance des droits de travailleurs

Ministère du travail/ Inspection du travail

Accord sur la clause sociale du cahier des charges

Un CCF comprend un «Cahier des charges» (annexe), qui est une spécification indiquant les obligations spécifiques du concessionnaire (par exemple envers les communautés locales).

Concessionnaire forestier & Communauté locale

Etude d’impact environnemental et Social/certificat.

Preuve sur la mise en œuvre de mesures environnementales pour les nouveaux concessionnaires forestiers.

Concessionnaire forestier

Plan de gestion environnemental et Social

Preuve sur la mise en œuvre de mesures environnementales pour les anciens concessionnaires forestiers.

Concessionnaire forestier

Certificat de conformité du projet du plan d’aménagement

Preuve sur la validation du plan d’aménagement par l’administration forestière.

Ministère chargé des forêts

Arrêté d’approbation du plan d’aménagement

Preuve sur l’approbation du plan d’aménagement par la province pour la forêt concernée.

Gouverneur de province

Plan de gestion quinquennal validé

Preuve sur la mise en œuvre du plan d’aménagement forestier.

Ministère chargé des forêts

Plan annuel d’opérations forestières validé

Preuve sur la mise en œuvre du plan d’aménagement forestier.

Ministère chargé des forêts

Permis de coupe industrielle de bois d'œuvre

Preuve sur l’autorisation requise de procéder à la coupe du bois d’œuvre dans la concession forestière.

Ministère chargé des forêts

Carnet de chantier

Preuves reprenant les dispositions réglementaires relatives à l’abattage, au marquage et à la traçabilité du bois.

Concessionnaire forestier

Preuve de la déclaration du bois produits auprès de l’administration forestière et aussi pour besoin de statistique.

Concessionnaire forestier

Lettre attribuant le Numéro Import / export

Preuve de l’enregistrement au registre d’immatriculation d’importation et d’exportation du bois.

Ministère en charge du Commerce Extérieur

Contrat de vente validé

Preuve attestant l’existence du contrat de vente d’œuvre entre le concessionnaire forestier et le client.

Ministère chargé des forêts (DGF)

Certificat CITES

ICCN

Certificat phytosanitaire et certificat d’origine

Preuve attestant l’inspection phytosanitaire sur le bois devant être exportés. Certificat d'origine pour l'exportation d'un lot de bois spécifique, indiquant le pays d’origine.

Ministère chargé des forêts (DGF)

Rapport du lot prêt à exporter

Preuve de la vérification des spécifications de bois à exporter par essence, qualité et quantité.

Office Congolais de Contrôle (OCC)

Licence modèle EB

Preuve de la déclaration des marchandises à exporter.

Direction générale des douanes et accises (DGDA)

Déclaration de la marchandise en douane

Preuve attestant la déclaration pour la prise en charge du bois par le service douanier.

Direction générale des douanes et accises (DGDA)

Certificat de vérification à l’exportation et à l’embarquement (CVEE)

Preuve de vérification démontrant que la conformité de toutes les opérations y compris les obligations fiscales et douanières avant l’embarquement.

Office Congolais de Contrôle (OCC)

Obligations économiques et fiscales

Lettre d’attribution du numéro d’identification nationale

Preuve d'enregistrement auprès de l’administration en matière économique.

Ministère de l’économie

Lettre d’attribution du numéro impôt

Preuve d'enregistrement auprès de l’administration en matière fiscale.

Direction Générale des Impôts (DGI)

Déclaration des revenus de l’entreprise

Preuve du paiement de la taxe sur les ventes. Partie des documents démontrant la conformité aux obligations fiscales.

Direction Générale des Impôts (DGI)

Quittance attestant le paiement de l’impôt sur les bénéfices et profits (IBP)

Preuve de réception des paiements d'impôts sur le bilan de l’entreprise, avec apurement démontrant la conformité aux obligations fiscales.

Direction Générale des Impôts (DGI)

Quittance attestant le paiement de l’impôt professionnel sur la rémunération (IPR)

Preuve de réception des paiements d'impôts sur la rémunération des travailleurs, démontrant la conformité aux obligations fiscales.

Direction Générale des Impôts (DGI)

Quittance attestant le paiement de l’Impôt Mobilier

Direction Générale des Impôts (DGI)

Quittance attestant le paiement de l’impôt sur les rémunérations versées à la personne expatrié (IERE).

Preuve de réception de paiement d'impôts sur la rémunération des travailleurs expatriés, démontrant la conformité aux obligations fiscales.

Direction Générale des Impôts (DGI)

Attestation bancaire de paiement de la redevance de superficie forestière

Preuve de réception de paiement de la redevance de superficie au profit de la province de provenance du bois.

Régie financière provinciale

Attestation bancaire de paiement de permis de coupe de bois d’œuvre 

Preuve de réception de paiement sur l’autorisation de la coupe du bois d’œuvre en province.

Régie financière provinciale

Attestation bancaire de paiement de la taxe de reboisement 

Preuve de réception de paiement sur le reboisement payée actuellement au Guichet unique à la DGDA.

Fonds Forestier National (FFN)

Attestation bancaire de paiement de la taxe rémunératoire annuelle sur les installations classées

Preuve de réception de paiement sur les installations classées.

Ministre chargé des forêts/Direction des Etablissements classés

Attestation bancaire de paiement de la taxe phytosanitaire

Preuve de réception de paiement sur l’inspection du bois en vue de la désinfection par le service compétent.

Ministre chargé des forêts/DGF

Attestation bancaire de paiement de permis CITES, le cas échéant

Preuve de réception de paiement sur l’exportation des essences protégées par la CITES. Le certificat est émis par l’Organe de gestion CITES/RDC.

Institut Congolais pour la Conservation de la Nature (ICCN)

Quittance attestant le paiement du lot prêt à exporter

Preuve de réception de paiement sur l’inspection de bois préalable à la souscription d’une déclaration des biens (bois).

Office Congolais de Contrôle (OCC)

Attestation bancaire de paiement de la licence modèle EB

Preuve de réception de paiement sur la souscription d’une licence pour la déclaration des biens (bois).

Banque commerciale

Bulletin de liquidation attestant le paiement des droits en douane

Preuve d’un récépissé en douane listant et attestant le paiement de droits de sortie sur le bois.

Direction Générale des Douanes et Accises (DGDA/Guichet unique)